Shop 2-3 người ở Cà Mau, ghi sổ + Excel là đủ sống. Nhưng tới lúc 5-7 nhân viên, 2-3 kênh bán (cửa hàng + fanpage + Shopee), chủ bắt đầu thấy: tồn kho trên sổ khác thực tế, công nợ khách quên thu, nhân viên nghỉ là mất luôn danh sách khách. Đó là lúc Excel hết gánh nổi. Bài này giúp bạn biết khi nào phải lên phần mềm và lên kiểu gì cho đỡ tốn tiền.
3 dấu hiệu Excel/sổ sách đã quá tải
- Tồn kho luôn lệch: cuối tháng kiểm kê chênh vài chục món, không biết lọt từ đơn nào, ai bán, hàng đi đâu.
- Công nợ quên thu: khách quen nợ gối đầu, không ai nhắc vì "sổ chị ghi mà chị quên". Tiền nằm ngoài đường mà không biết đòi ai.
- Phụ thuộc 1 người: chỉ mỗi thu ngân/kế toán hiểu file Excel, người đó nghỉ là cả shop mù số liệu.
Dính từ 2 dấu hiệu thì đừng cố vá Excel nữa, càng vá càng rối.
3 lựa chọn thay thế, tiền nào của đó
| Cách làm | Chi phí | Hợp với ai |
|---|---|---|
| Phần mềm đóng gói (Sapo, KiotViet...) | Vài trăm nghìn - 1tr/tháng thuê bao | Bán lẻ chuẩn: quần áo, mỹ phẩm, tạp hóa |
| Thuê viết riêng theo nghiệp vụ | Theo hạng mục, báo giá trước | Quy trình đặc thù: đại lý, xưởng, dịch vụ |
| Tự động hóa trên đồ sẵn có | Thấp nhất, làm từng bước | Đã có phần mềm nhưng xài chưa hết |
Khi nào dùng phần mềm đóng gói là đủ?
Nếu shop bạn bán lẻ chuẩn bài (nhập hàng - bán - thu tiền, không có công đoạn đặc biệt), phần mềm đóng gói là tối ưu: rẻ, có sẵn app, hỗ trợ nhanh. Đừng thuê viết riêng cho tốn tiền khi nhu cầu mình giống 90% shop khác.
Khi nào phải thuê viết riêng?
- Bán sỉ + lẻ nhiều giá khác nhau, chiết khấu theo đại lý, công nợ phức tạp.
- Quy trình đặc thù: xưởng sản xuất, dịch vụ theo ca, cho thuê đồ...
- Cần nối với máy móc, Zalo OA, chatbot, website riêng thành một hệ thống.
Lúc này phần mềm đóng gói bắt bạn đổi quy trình theo nó, càng dùng càng vướng. Thuê viết riêng thì phần mềm theo đúng cách bạn đang làm - chỉ gọn và khó sai hơn. Xem thêm: dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu của AST.
Lộ trình lên phần mềm không sốc
- Bước 1: chuẩn hóa trước - mã hàng, giá, danh sách khách/nợ phải sạch. Phần mềm không cứu được dữ liệu rác.
- Bước 2: chạy song song sổ cũ + phần mềm 2-4 tuần. Khớp số mới bỏ sổ.
- Bước 3: mở rộng dần: thêm kênh bán, web bán hàng, báo cáo tự động cho sếp.
Hỏi đáp nhanh
Nhân viên lớn tuổi không biết dùng phần mềm?
Chọn phần mềm ít nút, đúng việc họ làm mỗi ngày. Đào tạo 1-2 buổi + dán hướng dẫn 1 tờ A4 ở quầy là dùng được.
Dữ liệu có mất khi đổi phần mềm không?
Xuất Excel từ phần mềm cũ rồi nhập sang mới. Lúc khảo sát nhớ yêu cầu bên làm hỗ trợ chuyển dữ liệu cũ.
Mất mạng có bán được không?
Hỏi kỹ trước khi mua: phần mềm nào bán offline được, cái nào bắt buộc online. Ở tỉnh cúp mạng đột xuất là chuyện thường.
Shop bạn đang quản lý kiểu gì, có đang lệch kho, quên nợ? Nhắn Zalo 0855 268 446 (Mr. Quý) mô tả mặt hàng + số nhân viên, AST gợi ý dùng phần mềm đóng gói hay viết riêng cho khỏi phí tiền - tư vấn miễn phí.